në shtëpi > Sistemi i ndezjes > Organizimi i punës me shkresa. Procedura për kryerjen e punës së zyrës në organizatë. Parimet e organizimit të menaxhimit të dokumenteve. Çfarë është puna në zyrë? Mbajtja e shënimeve dhe menaxhimi i dokumenteve Çfarë përfshihet në punën në zyrë dhe menaxhimi i dokumenteve

Organizimi i punës me shkresa. Procedura për kryerjen e punës së zyrës në organizatë. Parimet e organizimit të menaxhimit të dokumenteve. Çfarë është puna në zyrë? Mbajtja e shënimeve dhe menaxhimi i dokumenteve Çfarë përfshihet në punën në zyrë dhe menaxhimi i dokumenteve

Duke filluar të studioni kursin, para së gjithash, duhet të njiheni me termat dhe përkufizimet kryesore profesionale që hasen vazhdimisht gjatë punës me dokumente.

Puna në zyrë është një degë e veprimtarisë që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.

Fillimisht, termi u shfaq në fjalimin gojor (me sa duket në shekullin e 17-të) dhe nënkuptonte procesin e zgjidhjes (prodhimit) të një rasti: "për të prodhuar një çështje" - për të zgjidhur një problem. Gjatë vendimit, u bë e nevojshme të konsolidohej rezultati, për shembull, një marrëveshje e arritur. Për këtë u krijuan dokumente që nga kohërat e lashta, pasi fjala e folur është jetëshkurtër, mund të harrohet, të shtrembërohet gjatë transmetimit ose të mos kuptohet aq. Tashmë në shekullin XVI. përdoret fjala nje biznes si një koleksion dokumentesh që kanë të bëjnë me çdo çështje, çështje. Për herë të parë në këtë koncept, fjala "rast" u regjistrua në dokumente në 1584.

Puna moderne në zyrë përfshin:

Sigurimi i krijimit në kohë dhe korrekt të dokumenteve (dokumentacionit);

Organizimi i punës me dokumente (marrja, transferimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli, ruajtja, sistematizimi, përgatitja e dokumenteve për arkivim, asgjësimi).

Paralelisht me termin “punë zyre” në dekadat e fundit, termi dokumentacionin e menaxhimit(DOE). Pamja e tij shoqërohet me futjen e sistemeve kompjuterike në menaxhim dhe mbështetjen e tyre organizative, softuerike dhe informacioni në mënyrë që të përafrohet terminologjia e përdorur në programet kompjuterike dhe literaturën. Aktualisht, termat "punë nëpunës" dhe "menaxhimi dokumentar" janë sinonime dhe përdoren për t'iu referuar të njëjtit aktivitet. Të dy termat mund të gjenden, për shembull, në titujt e dokumenteve që rregullojnë organizimin e proceseve dokumentare: "Sistemi shtetëror i mbështetjes dokumentare për menaxhimin" dhe "Udhëzimet tipike për punën në zyrë në ministritë dhe departamentet e Federatës Ruse".

Dokumentacioni është procesi i krijimit dhe përpunimit të një dokumenti. Standardi shtetëror e përkufizon dokumentacionin si "regjistrimi i informacionit në media të ndryshme sipas rregullave të përcaktuara".

Nevoja për të regjistruar informacionin u shfaq midis njerëzve në kohët e lashta. “Dokumentet” e epokave të ndryshme, të krijuara në pllaka balte, lëvore thupër, stele guri etj., kanë mbijetuar deri në kohën tonë. Metodat e aplikimit të informacionit ishin gjithashtu të ndryshme: vizatimi, grafika, shkrimi. Aktualisht, në praktikën e menaxhimit, ata përdorin kryesisht dokumente të krijuara me çdo metodë shkrimi - të shkruara me dorë, të shkruara, tipografike, kompjuterike, si dhe duke përdorur grafikë, vizatim, fotografi, regjistrim të zërit dhe video dhe në material të veçantë (letër, film dhe film, shirit magnetik, disk, etj.). Disiplina shkencore - menaxhimin e dokumentacionit.

Organizimi i punës me dokumente - kjo është dispozita e lëvizjes së dokumenteve në aparatin e kontrollit, përdorimi i tyre për qëllime referimi dhe ruajtje. Termi është përcaktuar nga standardi shtetëror si "organizimi i qarkullimit të dokumenteve, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve në veprimtaritë aktuale të institucionit".

Menaxhimi i dokumenteve thirrjet standarde lëvizjen e dokumenteve në një organizatë që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimekzekutimi ose dërgimi. Teknologjia e punës me dokumente përfshin:

Pranimi dhe përpunimi parësor i dokumenteve;

Shqyrtimi dhe shpërndarja paraprake e tyre;

Regjistrimi i dokumenteve;

Kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve;

Punë informative dhe referuese;

Ekzekutimi i dokumenteve;

dërgimi i tyre;

Sistematizimi (formimi i lëndëve) dhe ruajtja aktuale e dokumenteve.

Le të shqyrtojmë disa nga këto koncepte. Kështu që, regjistrimin do të thotë regjistrimi i kredencialeve për një dokument në formën e përcaktuar, fiksimi i faktit të krijimit, dërgimit ose marrjes së tij, kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve - një sërë veprimesh që sigurojnë ekzekutimin e tyre në kohë, formimi i një çështjeje - grupimi i dokumenteve të ekzekutuara në një çështje në në përputhje me nomenklaturën e rasteve (një listë e sistemuar e emrave të çështjeve të paraqitura në organizatë, duke treguar kushtet e ruajtjes së tyre, të hartuara në mënyrën e përcaktuar) dhe sistematizimin e dokumenteve brenda çështjes.

Çdo vendim drejtues bazohet gjithmonë në informacionin për çështjen në shqyrtim ose objektin e menaxhuar. Informacioni është identik me konceptet: "të dhëna", "informacion", "tregues". Termi i mëposhtëm është i përcaktuar ligjërisht:

"Informacion - informacion për persona, objekte, fakte, ngjarje, fenomene dhe procese, pavarësisht nga forma e paraqitjes së tyre".

Në çdo fushë të veprimtarisë njerëzore, informacioni ka specifikat e veta dhe për këtë arsye ndahet në informacione menaxheriale mjekësore, shkencore, teknike, teknologjike etj. që përdoren për qëllime të menaxhimit të çdo objekti ose strukture. Një sërë kërkesash i imponohen informacionit të menaxhimit: plotësia, efikasiteti, besueshmëria, saktësia, synimi, aksesi për perceptimin njerëzor.

Dokumentet përdoren në fusha të ndryshme veprimtarie, degë dijeje, sfera të jetës dhe janë objekt studimi i shumë disiplinave shkencore. Prandaj, përmbajtja e konceptit të "dokumentit" është e paqartë dhe varet nga industria dhe për çfarë qëllimesh përdoret. Pra, për avokatët, një dokument është kryesisht një mënyrë për të provuar ose dëshmuar diçka, për një historian është një burim historik, një krijues kibernetik-dokumentar është një bartës informacioni dhe specialistët e menaxhimit e konsiderojnë atë një mjet për të rregulluar dhe transmetuar menaxhimin. vendimet.

Ligji Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit" jep përkufizimin e mëposhtëm të konceptit të "dokumentit":

Dokumenti - kjo është informacion i regjistruar në një transportues materiali me detaje që lejojnë identifikimin e tij. I njëjti përkufizim jepet edhe në standardin shtetëror për termat dhe përkufizimet “Punë zyre dhe arkivim”. Për një përshkrim më të plotë të konceptit të "dokumentit", koncepti i "propave" duhet të zbulohet gjithashtu.

Çdo dokument përbëhet nga një numër elementesh përbërëse të tij, të cilët quhen detaje (emri, autori, adresuesi, teksti, data, nënshkrimi, etj.). GOST rregullon përkufizimin e mëposhtëm:

Mbështetësit e dokumentit - element i detyrueshëm i projektimitdokument zyrtar?

Dokumentet e ndryshme përbëhen nga një grup i ndryshëm detajesh. Numri i detajeve përcaktohet nga qëllimet e krijimit të dokumentit, qëllimi i tij, kërkesat për përmbajtjen dhe formën e këtij dokumenti. Për shumë dokumente, numri i detajeve është rreptësisht i kufizuar. Për një numër dokumentesh, numri dhe përbërja e detajeve përcaktohen me akte legjislative dhe rregullatore. Por në çdo rast, siç del nga përkufizimi, informacioni i regjistruar në një transportues materiali duhet të zyrtarizohet duke vendosur detajet e nevojshme. Vetëm atëherë bëhet dokument.

Në menaxhimin e dokumenteve, një dokument konsiderohet si rezultat i fiksimit (shfaqjes) të fakteve, ngjarjeve, fenomeneve të realitetit objektiv dhe aktivitetit mendor njerëzor në çdo mënyrë të përshtatshme në një material të veçantë.

Dokumentet, duke pasur informacion të fiksuar (të shfaqur), sigurojnë në këtë mënyrë ruajtjen dhe grumbullimin e tij, mundësinë e transferimit të tij te një person tjetër, përdorim të shumëfishtë, kthim të përsëritur dhe të përsëritur në kohë. Ato prekin fusha të ndryshme të veprimtarisë njerëzore dhe ndahen në tekstuale dhe grafike, tradicionale (të shkruara me dorë, të daktilografuara) dhe të bazuara në makinë, shkencore, teknike, personale dhe zyrtare etj.

Dokumentet zyrtare - kjo është dokumente të krijuara nga persona juridikë ose fizikë, të ekzekutuara dhe të vërtetuara në mënyrën e përcaktuar. Midis tyre, një kategori e veçantë është shërbim (menaxhimi) dokumente që përcaktohen nga standardi shtetëror si dokumente zyrtare që përdoren në aktivitetet aktuale të organizatës.

Si bartës të informacionit, dokumentet veprojnë si një element i domosdoshëm i organizimit të brendshëm të çdo institucioni, ndërmarrje, çdo kompanie, duke siguruar ndërveprimin e pjesëve të tyre strukturore dhe punonjësve individualë. Ato janë baza për marrjen e vendimeve të menaxhimit, shërbejnë si dëshmi e zbatimit të tyre dhe një burim për përgjithësime dhe analiza, si dhe material për punë referimi dhe kërkimi. Në aktivitetet e menaxhimit, dokumenti vepron si një objekt pune dhe si rezultat i punës.

Format organizative të punës në zyrë

Puna në zyrë në institucione, organizata, ndërmarrje ka 3 sisteme organizative kryesore: të centralizuar, të decentralizuar dhe të përzier.

Zgjedhja e një sistemi të mbajtjes së të dhënave varet nga natyra e veprimtarisë, funksionet, struktura organizative e institucionit dhe vëllimi i rrjedhës së punës.

Me një sistem të centralizuar, të gjitha operacionet që lidhen me mbështetjen dokumentare të menaxhmentit përqendrohen në një vend, në një shërbim të vetëm DOE për të gjithë institucionin ose me sekretarin. Përparësitë e kësaj forme të punës në zyrë qëndrojnë në çlirimin e njësive strukturore kryesore nga operacionet ndihmëse me dokumente, duke përmirësuar cilësinë e përpunimit të tyre. Forma e centralizuar e punës në zyrë përdoret më shpesh në institucionet që janë të vogla për sa i përket sasisë së punës me dokumente.

Me një sistem të decentralizuar të menaxhimit të zyrës, të gjitha llojet e punës me dokumente kryhen drejtpërdrejt në njësitë strukturore të institucionit.

Me një sistem të përzier të menaxhimit të zyrës, disa operacione (marrja, dërgimi i korrespondencës) kryhen nga shërbimi DOW, ndërsa të tjerët (regjistrimi, ekzekutimi dhe përgatitja e dokumenteve, depozitimi i rasteve) kryhen si në shërbimin DOW ashtu edhe në divizione të tjera strukturore. . Një formë e përzier e organizimit të punës së zyrës zakonisht përdoret në departamente të mëdha me një sasi të konsiderueshme dokumentacioni të përpunuar. Kjo ju lejon të mekanizoni plotësisht punën me dokumente, të përdorni në mënyrë më racionale mjetet teknike të destinuara për këto qëllime.

Shërbimet e Dokumentacionit të Menaxhimit

Mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit në organizatë kryhet nga një shërbim i posaçëm që vepron si një njësi strukturore që raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i organizatës. Në varësi të vëllimit të rrjedhës së punës dhe strukturave tipike, mund të ketë shërbimet e mëposhtme të një institucioni arsimor parashkollor: menaxhimi i çështjeve, departamenti i përgjithshëm, zyra, departamenti administrativ, etj.

Pjesë menaxhimi i punëve përfshin: zyrën (zyrën e korrespondencës qeveritare, ekspeditën, byronë e daktilografisë, byronë e kopjimit dhe riprodhimit), inspektimin nën përgjegjësi, sekretariatin (pritjen, sekretariatin e drejtuesit, sekretariatet e zëvendëskryetarëve, sekretariatin e bordit, byronë e protokollit. ), departamenti për përmirësimin e punës me dokumente, letra departamenti (ankesa), arkivi qendror.

Pjesë Kancelaria përfshin seksionet për kontabilitetin dhe regjistrimin, kontrollin, përmirësimin e punës me dokumentet, shqyrtimin e letrave dhe ankesave, sekretariatin, ekspeditën, zyrën e daktilografisë dhe stenografisë, zyrën e kopjimit dhe riprodhimit dhe arkivin.

Departamenti i përgjithshëm përfshin zyrën, një grup kontrolli, një grup për përmirësimin e punës me dokumente, një grup letrash (ankesash), një shërbim kopjimi, një zyrë të shtypjes dhe stenografisë dhe një arkiv.

Në organizatat që nuk kanë shërbim DOW, funksionet e tij kryhen nga sekretari i drejtuesit ose një zyrtar i caktuar posaçërisht.

Struktura dhe personeli i shërbimit PEI vendosen në përputhje me rregulloren për të dhe në varësi të vëllimit të fluksit të punës dhe funksioneve që i ngarkohen këtij shërbimi. Puna e shërbimit parashkollor rregullohet me rregullore për këtë shërbim, kurse veprimtaria e punonjësve të shërbimit parashkollor rregullohet me përshkrimet e vendeve të punës. Ato zhvillohen nga drejtuesi i shërbimit dhe miratohen nga drejtuesi i organizatës.

Shërbimi PEI kryen këto funksione kryesore: prezantimin e standardeve shtetërore dhe zhvillimet për përmirësimin e dokumentacionit; zhvillimi dhe zbatimi i formave racionale të dokumenteve dhe organizimi i punës me dokumente, duke marrë parasysh specifikat e departamentit; monitorimi i pajtueshmërisë me standardet e dokumenteve; përcjellja e përpunimit dhe dorëzimi i dokumenteve tek interpretuesit; regjistrimin e dokumenteve dhe punën e kontabilitetit dhe referencës; kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve; formimi, regjistrimi, ruajtja e lëndëve dhe dhënia e tyre në përdorim; përgatitja, publikimi dhe shpërndarja e dokumenteve; prodhimi me makinë shkrimi, kopjimi dhe riprodhimi i dokumenteve; udhëzim organizativ dhe metodologjik, kontroll mbi punën me dokumente në njësitë strukturore të organizatës.

Detyrat kryesore që duhet të zgjidhen në procesin e menaxhimit të dokumentacionit të ndërmarrjes janë:

organizimi i rrjedhës racionale të dokumenteve,
Kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve
ruajtja operative e dokumenteve,
ruajtja arkivore e dokumenteve.

Qëllimi përfundimtar i aktiviteteve të menaxhimit të të dhënave është

krijimi i kushteve që sigurojnë përpunimin efektiv të informacionit të dokumentuar brenda afateve të përcaktuara nga përmbajtja e aktiviteteve të ndërmarrjes dhe me kostot materiale më të ulëta.

Përgjegjësia e menaxherëve për organizimin dhe kryerjen e punës në zyrë

Neni 25 i ligjit "Për fondin arkivor kombëtar dhe arkivat në Republikën e Bjellorusisë" përcakton që organet republikane dhe të qeverisjes vendore krijojnë kushtet e përshtatshme për mbështetje dokumentare për menaxhimin e aparateve të tyre, në ndërmarrjet, institucionet dhe organizatat vartëse, që marrin masat për përmirësimin e pajisjeve teknike të punës në zyrë, efikasitetin dhe ekonomizimin e saj.

Organet shtetërore, si dhe ndërmarrjet, institucionet dhe organizatat, pavarësisht nga forma e pronësisë së tyre, janë të detyruara të respektojnë rregullat dhe kërkesat për procedurën e punës me dokumentet, përpunimin, lëvizjen dhe ruajtjen e tyre. Drejtuesit e organeve shtetërore, ndërmarrjeve, institucioneve dhe organizatave janë personalisht përgjegjës për gjendjen e punës në fushat e caktuara të punës. Përgjegjësia për organizimin e punës në zyrë, respektimin e rregullave dhe procedurave të vendosura për punën me dokumentet në sektorët strukturorë dhe në përgjithësi në institucione i takon drejtuesve të tyre, të cilët përcaktojnë përgjegjësit për kryerjen e prodhimit. Personi përgjegjës për punën në zyrë informon menaxhmentin për gjendjen e ekzekutimit të tij, përgatit dhe transferon dokumentacionin në arkivin e departamentit, i njeh punonjësit me dokumentet rregullatore dhe metodologjike për punën në zyrë (kundër nënshkrimit).

Punonjësit janë personalisht përgjegjës për përmbushjen e kërkesave të udhëzimeve për punën në zyrë, sigurinë e tyre dokumentet zyrtare. Humbja e tyre i raportohet menjëherë drejtuesit të njësisë strukturore.

Kodi i Republikës së Bjellorusisë për kundërvajtjet administrative (nenet 89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12) parashikon përgjegjësinë për llojet e mëposhtme të shkeljeve të organizatës dhe mbajtjen e të dhënave:

• humbja ose asgjësimi i paligjshëm i dokumenteve të ruajtjes së përhershme ose afatgjatë, duke shkaktuar dëme të pariparueshme ndaj tyre - paralajmërim ose gjobë nga pesë deri në njëzet njësi bazë;
Ndarja e ambienteve për vendosjen e dokumenteve në kundërshtim me normat e përcaktuara me ligj, sekuestrimi i lokaleve nga arkivat dhe përdorimi i tyre për qëllime të tjera, refuzimi i transferimit të dokumenteve në ruajtje shtetërore në rastet e përcaktuara me ligj - një paralajmërim ose gjobë në shumën prej pesëmbëdhjetë deri në njëzet njësi bazë;
mosrespektimi i standardeve shtetërore në përgatitjen e dokumenteve, mosrespektimi i kërkesave për procedurën e punës me dokumente, përpunimin, lëvizjen dhe ruajtjen e tyre - gjobë në shumën prej pesëmbëdhjetë deri në njëzet njësi bazë;
· Refuzimi i paligjshëm nga një zyrtar i aksesit në një dokument arkivor - paralajmërim ose gjobë në shumën prej pesë deri në njëzet njësi bazë.

Shqyrtimi i rasteve të kundërvajtjeve administrative dhe vendosja e këtyre gjobave administrative për llogari të Inspektoratit Shtetëror për Administrimin e Arkivave dhe Dokumenteve kanë të drejtë:

· Kryeinspektori Shtetëror i Arkivave dhe Dokumenteve të Republikës së Bjellorusisë dhe zëvendësi i tij;
· Inspektor Shtetëror i Arkivave dhe Punës Zyrtare të Republikës së Bjellorusisë;
· Inspektorët shtetërorë të menaxhimit të arkivave dhe regjistrave të Republikës së Bjellorusisë në rajonet dhe qytetin e Minskut.

Detyra për të mbajtur shënime zakonisht i caktohet sekretarit. Ky pozicion nuk kërkon arsim special dhe shpesh aplikantë me përvojë minimale të punës pranohen për të. Por menaxhimi i dokumenteve është një çështje e përgjegjshme dhe e rëndësishme, funksionimi i suksesshëm i ndërmarrjes varet kryesisht nga saktësia dhe korrektësia e saj.

Biznesi mund të jetë:

të përgjithshme - në lidhje me aktivitetet kryesore të kompanisë,
personeli - për dokumentacionin mbi personelin, të mbajtur nga departamenti i personelit,
sekret - gjendet në disa struktura shtetërore dhe ka standarde të sjelljes,
elektronike - kur një pjesë e informacionit transmetohet në format dixhital.

Nuk është e vështirë të zotërosh vetë bazat e punës në zyrë. Është më mirë të fillohet me dokumentin më të rëndësishëm dhe themelor - nomenklaturën e rasteve.

Nomenklatura e rasteve

Ky është një dokument me një listë të të gjitha "rasteve" në organizatë. Nën "rast" në këtë rast nënkupton një grup letrash biznesi të të njëjtit lloj ose drejtim.

Nomenklatura është një sistem që ju lejon të analizoni aktivitetet dokumentare të një ndërmarrje. Për ta përpiluar atë, duhet të përcaktoni një listë të të gjitha llojeve të disponueshme të dokumenteve. Më pas kombinoni ato në drejtime Çdo lloji i caktohet një numër - një kod, ai mund të përbëhet nga disa numra ose shkronja, për shembull, numri, viti apo edhe muaji i botimit, nëse vëllimi i dokumenteve është i rëndësishëm.

Për shembull: 01/BU/2017, ku 01 është numri serial, BU është kontabiliteti, 2017 është viti. Tregon gjithashtu periudhën e ruajtjes dhe vendin në arkiv kur do të dorëzohet çështja atje. Ju mund të miratoni nomenklaturën për një periudhë të caktuar - për një vit, 3 vjet ose 5 vjet, nëse nuk priten ndryshime. Përpara miratimit, përmbajtja e nomenklaturës duhet të kontrollohet nga drejtuesit e departamenteve për sa i përket punës së tyre.

Një nomenklaturë përpilohet me qëllim të arkivimit të përshtatshëm të letrave, si dhe për futjen e rasteve në një sistem. Ndihmon për të përshkruar shkurtimisht bazat e punës në zyrë, pasqyron llojet kryesore të letrave të biznesit, duke marrë parasysh karakteristikat e ndërmarrjes. Zakonisht përpilohet në formën e një tabele - emri i çështjes, kodi (numri), vendi në arkiv, periudha e ruajtjes. Rastet më së miri grupohen sipas llojit, departamentit të publikimit të tyre.

Llojet e dokumenteve në organizatë

Numri i rasteve dhe llojeve të dokumenteve lidhet drejtpërdrejt me specifikat e veprimtarisë së shoqërisë. Shpesh, fluksi i punës ndahet në blloqe, të cilat kryhen nga specialistë në fushat e punës. Por ekziston një listë që është tipike për çdo kompani, qoftë tregtare apo shtetërore:

Hyrja - hyrja në organizatë nga jashtë - gjithçka që vinte me postë, me korrierë, të dorëzuar personalisht nga përfaqësues të organizatave të tjera.

Dalje - dërguar nga organizata - gjithçka i adresohet personave të tjerë juridikë, si dhe individëve (përgjigje, letra, vendime).

E brendshme - mos shkoni përtej organizatës, duke rregulluar punën e ndërmarrjes (urdhra, urdhra, rregullore, rregullore, etj.).

Si rregull, për secilin lloj mbahet një ditar i veçantë regjistrimi, në të cilin shënohet numri serial, data, emri, nga ka ardhur ose nga është dërguar dokumenti dhe emri i personit përgjegjës.

Nëse ditari regjistron dokumentet e dorëzuara punonjësve, një fushë nënshkrimi lihet në faturë. Gjithashtu, mund të bëhet shënim në ditar me ç'rast, sipas nomenklaturës, një kopje është depozituar për ruajtje.

Organizata gjithashtu mund të mbajë regjistrat e udhëtimeve të brendshme të biznesit, duke llogaritur dërgimin e çelësave, kohën e mbërritjes në vendin e punës dhe madje edhe telefonatat. Ndonjëherë numri i librave të regjistrimit çon në krijimin e një regjistri revistash. E gjitha varet nga nevoja dhe praktika mbizotëruese në ndërmarrje.

Revistat duhet të jenë të numëruara, të qepura dhe të vulosura, kjo bëhet për të përjashtuar mundësinë e zëvendësimit të fletës.

Kontabiliteti është baza e punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve. Numri i revistave dhe rasteve varet nga nevojat e kompanisë dhe dëshira për të regjistruar të gjitha letrat në dispozicion.

Rregullore për rrjedhën e dokumenteve

Pas zhvillimit të nomenklaturës së rasteve dhe listës së revistave të kërkuara, është e arsyeshme të hartohet një Rregullore për rrjedhën e punës së organizatës. Kjo është një rregullore që shpjegon rregullat për përpilimin, transferimin, arkivimin e të gjitha letrave në dispozicion. Ai përshkruan procedurën për çdo rrjedhë të dokumentacionit dhe përcakton kohën e transferimit të tij nga një departament në tjetrin.

Rregullorja e mostrës

Dispozita do të ndihmojë për të shmangur konfuzionin, zhvendosjen e përgjegjësisë dhe humbjen e dokumenteve të rëndësishme të biznesit. Për çdo rrjedhë, është përshkruar një rrugë - për shembull: publikimi, miratimi, regjistrimi, dërgimi te adresuesi, depozitimi në arkiv.

Vula dhe vula

Shpesh, fillestarët, dhe jo vetëm ata, nuk mund të kuptojnë se në cilat raste nevojitet vula e organizatës dhe në cilat jo. Përgjigja është shumë e thjeshtë: formularët dalës vërtetohen me vulë, sepse. prania e një vule vërteton origjinën e letrës. Letrat e brendshme nuk kërkojnë një vulë, si nënshkrimi i menaxhmentit në këtë rast është i mjaftueshëm.

Dokumentet e ardhura pas regjistrimit të tyre i kalojnë titullarit për vendimmarrje dhe caktimin e një personi përgjegjës për ekzekutimin ose përgjigjen. Ata gjithashtu nuk kërkojnë printim. Mos ngatërroni vulën dhe vulën. Pullat mund të jenë shumë të ndryshme, nga "Numri në hyrje ..." te "Kopja është e saktë" dhe nuk kanë fuqi ligjore. Ky është vetëm një mjet ndihmës për punën e një sekretari.

Dokumentacioni është një degë e veprimtarisë që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.

Puna moderne në zyrë përfshin:

1. sigurimin e krijimit në kohë dhe korrekt të dokumenteve (dokumentacionit);
2. organizimi i punës me dokumente (marrja, transferimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli, ruajtja, sistemimi, përgatitja e dokumenteve për arkivim, asgjësimi).

Aktualisht, termat "punë nëpunës" dhe "menaxhimi dokumentar" janë sinonime dhe përdoren për t'iu referuar të njëjtit aktivitet. Të dy termat mund të gjenden, për shembull, në titujt e dokumenteve që rregullojnë organizimin e proceseve dokumentare: "Sistemi shtetëror i mbështetjes dokumentare për menaxhimin" dhe "Udhëzimet standarde për punën në zyrë në ministri dhe departamente. Federata Ruse».

Dokumentacioni është procesi i krijimit dhe formatimit të një dokumenti. Standardi shtetëror e përkufizon dokumentacionin si "regjistrimi i informacionit në media të ndryshme sipas rregullave të përcaktuara".

Organizimi i punës me dokumente është sigurimi i lëvizjes së dokumenteve në aparatin e kontrollit, përdorimi i tyre për qëllime referimi dhe ruajtje.

Termi është përcaktuar nga standardi shtetëror si "organizimi i qarkullimit të dokumenteve, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve në veprimtaritë aktuale të institucionit".

Standardi i rrjedhës së dokumenteve i referohet lëvizjes së dokumenteve në një organizatë që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit ose dërgimit. Teknologjia e punës me dokumente përfshin:

* pranimi dhe përpunimi parësor i dokumenteve;
* shqyrtimi dhe shpërndarja paraprake e tyre;
* regjistrimi i dokumenteve;
* kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve;
* punë informacioni dhe referimi;
* ekzekutimi i dokumenteve;
* dërgimi i tyre;
* Sistematizimi (formimi i lëndëve) dhe ruajtja aktuale e dokumenteve.

“Informacioni është informacion për personat, objektet, faktet, ngjarjet, dukuritë dhe proceset, pavarësisht nga forma e paraqitjes së tyre”.

Një dokument është informacion i regjistruar në një bartës materiali me detaje që lejojnë identifikimin e tij. I njëjti përkufizim jepet edhe në standardin shtetëror për termat dhe përkufizimet “Punë zyre dhe arkivim”. Për një përshkrim më të plotë të konceptit të "dokumentit", koncepti i "propave" duhet të zbulohet gjithashtu.

Dokumentet zyrtare janë dokumente të krijuara nga persona juridikë ose fizikë, të hartuara dhe të vërtetuara në mënyrën e përcaktuar.

Midis tyre, një kategori e veçantë janë dokumentet e zyrës (menaxhimit), të cilat përcaktohen nga standardi shtetëror si dokumente zyrtare që përdoren në aktivitetet aktuale të organizatës.

Si bartës të informacionit, dokumentet veprojnë si një element i domosdoshëm i organizimit të brendshëm të çdo institucioni, ndërmarrje, çdo firme, duke siguruar ndërveprimin e pjesëve të tyre strukturore dhe punonjësve individualë. Ato janë baza për marrjen e vendimeve të menaxhimit, shërbejnë si dëshmi e zbatimit të tyre dhe një burim për përgjithësime dhe analiza, si dhe material për punë referimi dhe kërkimi. Në aktivitetet e menaxhimit, dokumenti vepron si një objekt pune dhe si rezultat i punës. Prandaj, dokumentet mund të klasifikohen sipas qëllimit të tyre si mjete:

1. rregullimi i veprimtarive (statutet, rregulloret, rregulloret, rregullat, udhëzimet etj.);
2. Veprimtaritë administrative (urdhra, udhëzime, vendime, vendime, urdhra etj.);
3. grumbullimi dhe përgjithësimi i informacionit (raporte, akte, raporte etj.);
4. transmetimi i informacionit (letra, telegrame, mesazhe telefonike etj.).

Për më tepër, një rol të rëndësishëm në fushën e menaxhimit luajnë dokumentet që pasqyrojnë aktivitetet e organeve të ndryshme kolegjiale (protokolle), të cilat mund të veprojnë si një mjet për kryerjen e veprimtarive administrative dhe si një mjet për grumbullimin dhe përgjithësimin e informacionit.

Dokumenti u ngrit kryesisht për të regjistruar informacionin dhe për t'i dhënë atij fuqi ligjore. Kuptimi i fjalës latine "dokument" (documentum) është provë, provë. Aktualisht padiskutueshmëria e dokumentit përcaktohet edhe nga koncepti i “forcës juridike të dokumentit”.

Fuqia juridike e një dokumenti është një pronë e një dokumenti zyrtar, që i komunikohet atij me legjislacionin aktual nga kompetenca e organit që e ka lëshuar atë dhe nga procedura e përcaktuar për regjistrim. Nga ky përkufizim rezulton se organit drejtues ose zyrtarëve që lëshojnë dokumentin kërkohet që:

1. respektojnë legjislacionin aktual në përgatitjen e tij;
2. publikojnë dokumente vetëm brenda kompetencës së tyre;
3. respektojnë rregullat kombëtare për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve në fuqi në një kohë të caktuar.

Detajet më të rëndësishme juridikisht përfshijnë: emrin e organizatës, datën dhe numrin e regjistrimit të dokumentit, nënshkrimin, vulën, vulat e miratimit dhe miratimit.

Në praktikën e menaxhimit, është zakon të dallohen dokumentet sipas shkallës së origjinalitetit të tyre në draft, të bardhë, origjinale, kopje.

draft dokumenti, e shkruar me dorë, e shtypur ose e shtypur nga kompjuteri, pasqyron punën e autorit në përmbajtjen e tij. Mund të përmbajë vetëm tekst dhe nuk është ligjërisht i detyrueshëm.

Letër të bardhëështë një dokument i shkruar me dorë ose i daktilografuar, teksti i të cilit rishkruhet nga një draft dokument ose shkruhet pa njolla dhe korrigjime.

Një dokument që përmban informacione që konfirmojnë vërtetësinë e tij (për autorin, kohën dhe vendin e krijimit) konsiderohet autentik.

Dokumenti zyrtar origjinal-- kjo është kopja e parë (ose e vetme) e dokumentit që ka fuqi ligjore.

Kopja e dokumentitështë një dokument që riprodhon plotësisht informacionin e një dokumenti origjinal dhe të gjitha tiparet e tij të jashtme ose një pjesë të tyre. Një kopje e dokumentit mund të jetë me faks ose pa pagesë. Një kopje faksimile riprodhon plotësisht përmbajtjen e dokumentit dhe të gjitha tiparet e tij të jashtme (të dhënat e përfshira në origjinal, duke përfshirë nënshkrimin dhe vulën) ose një pjesë të tyre, veçanërisht vendndodhjen e tyre. Një kopje faksimile bëhet në fotokopjues, duke përdorur fotografi, makina faksimile, printera. Për dokumentet e bëra në makina shkrimi, një kopje faksimile është kopja e dytë dhe pasuese e dokumenteve të marra përmes letrës së karbonit. Zakonisht ata mbeten në punët e institucionit. Emri i vjetëruar për kopje të tilla është pushime. Një kopje falas përmban të gjitha detajet e dokumentit, por nuk e përsërit domosdoshmërisht formën e tij.

Funksionet tipike menaxheriale në çdo aparat administrativ zbatohen në bazë të përdorimit të dokumenteve që lidhen me sisteme të ndryshme dokumentacioni. Raporti i dokumenteve nga sisteme të ndryshme në punën e zyrës së institucioneve dhe organizatave të ndryshme nuk është i njëjtë, pasi varet nga aktivitetet specifike të një institucioni, shkalla e tij, vendi në sistemin e qeverisë federale dhe një sërë arsyesh të tjera. Por, pavarësisht nga kjo, çdo organizatë përdor dokumente që pasqyrojnë aktivitetet organizative, administrative dhe ekzekutive. Tërësia e tyre përbën një sistem dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Standardi shtetëror përcakton dokumentet organizative dhe administrative si dokumente të shkruara që regjistrojnë vendime për çështje administrative dhe organizative, si dhe çështje të menaxhimit, ndërveprimit, sigurimit dhe rregullimit të veprimtarive të autoriteteve, institucioneve, ndërmarrjeve, organizatave, divizioneve dhe zyrtarëve të tyre. Kështu, sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ, për shkak të aplikimit të tij të gjerë, ka rëndësi të madhe për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit.

Dokumentacioni organizativ dhe administrativ është i lidhur ngushtë si me industrinë ashtu edhe me sistemet funksionale. Nga njëra anë përfaqëson bazën ligjore për sistemet e tjera dhe nga ana tjetër pasqyron çështjet e menaxhimit, kontrollit, planifikimit, kontabilitetit, raportimit etj.

Drejtimi kryesor i përmirësimit të dokumentacionit është unifikimi dhe standardizimi.

Standardizimi- ky është procesi i vendosjes dhe aplikimit të standardeve, të cilat kuptohen si "një mostër, standard, model, i marrë si fillestar për krahasimin e objekteve të tjera të ngjashme me to". Standardi si dokument normativ dhe teknik përcakton një sërë normash, rregullash, kërkesash për objektin e standardizimit dhe miratohet nga autoriteti kompetent. Përdorimi i standardeve ndihmon në përmirësimin e cilësisë së produktit që krijohet (në këtë rast, dokumenti). Në Rusi, aktivitetet e standardizimit koordinohen nga organet shtetërore të standardizimit.

Shembull teksti-- ky është një tekst mostër, mbi bazën e të cilit krijohen më pas tekste me përmbajtje të ngjashme.

Dokumentet e menaxhimit të përdorura në fusha të ndryshme dhe organet drejtuese duhet të hartohen në mënyrë uniforme. Kjo ju lejon të përfshini dokumente në një sistem të vetëm të punës së zyrës për vendin, kontribuon në përpunimin dhe ekzekutimin e tyre të shpejtë, zvogëlon kohën e kaluar për të punuar me dokumente jo vetëm për personelin e zyrës, por edhe për të gjithë punonjësit e aparatit administrativ - nga menaxherët te punonjësit e zakonshëm.

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit (USD)- një sistem dokumentacioni i krijuar sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që përmban informacione të nevojshme për menaxhimin në një fushë të caktuar veprimtarie.

Zhvilluesit e drejtpërdrejtë të formave specifike të dokumenteve dhe sistemeve të dokumentacionit janë ministritë (departamentet) që koordinojnë një degë të caktuar të veprimtarisë. Ato miratojnë gjithashtu format e unifikuara të dokumenteve. Kështu, Ministria e Financave është përgjegjëse për dokumentet e kontabilitetit, Ministria e Shëndetësisë e Federatës Ruse është përgjegjëse për dokumentet mjekësore, Komiteti Shtetëror i Federatës Ruse për Statistikat është përgjegjës për format e kontabilitetit parësor dhe dokumentacionit statistikor, Rosarki i Federata Ruse është përgjegjëse për sistemin e dokumentacionit organizativ dhe administrativ.

Format e unifikuara kombëtare të dokumenteve zhvillohen duke marrë parasysh mundësinë e përpunimit kompjuterik të tyre. Ato janë të detyrueshme për përdorim në të gjitha institucionet, organizatat dhe ndërmarrjet, pavarësisht nga vartësia e tyre dhe forma e pronësisë.

Suksesi në biznes varet kryesisht nga organizimi i duhur i tij. Si menaxherët ashtu edhe punëtorët e zakonshëm duhet të jenë shkresa. Cilat janë tiparet e tij, cilat lloje ekzistojnë dhe cilat dokumente rregullatore duhet të merren parasysh gjatë organizimit të rrjedhës së punës?

Çfarë është puna në zyrë

Çdo organizatë, pavarësisht nga forma e pronësisë dhe karakteristikat, krijon një shumëllojshmëri letrash gjatë aktiviteteve të saj. Këto mund të jenë urdhra, letra dhe protokolle. Të gjitha ato kanë të bëjnë me dokumentacionin organizativ dhe administrativ.

Puna në zyrë është veprimtaria e krijimit të dokumenteve të një organizate, e kryer sipas rregullave dhe kërkesave të caktuara. Më shpesh, ndërmarrjet ndajnë punonjës të veçantë të punësuar vetëm në këtë fushë. Në firmat e vogla, funksioni i sekretarit mund t'i caktohet pothuajse çdo punonjësi.

Nëse e kuptoni thelbin e terminologjisë (çfarë është puna në zyrë), atëherë origjina e fjalës do të bëhet e qartë. Ky është, para së gjithash, fiksim në një bartës material të informacionit zyrtar. Gjatë këtij procesi krijohet ai i cili më vonë inicion veprime të caktuara.

Vetë termi "punë zyre" u shfaq shumë kohë më parë, por vetëm në mesin e shekullit të kaluar ai mori formë zyrtarisht, duke u përfshirë në dokumentet rregullatore në nivel shtetëror.

Puna në zyrë dhe menaxhimi i dokumenteve - çfarë është?

Organizata nuk mund të ekzistojë e pavarur nga ligji. Gjithmonë ka punë zyre dhe rrjedhë dokumentesh në të. Çfarë është ajo, cilat janë tiparet e tranzicionit të letrave, si t'i hartoni ato saktë? Këto çështje zgjidhen nga specialistë: sekretarë, arkivistë, punonjës të departamentit të personelit.

Puna në zyrë përfshin fiksimin e informacionit mbi një transportues materiali, krijimin e një akti letre ose elektronik. Mbi bazën e tij, ndërtohet rrjedha e dokumenteve të organizatës - lëvizja e një urdhri ose letre, duke filluar nga krijimi i tij dhe duke përfunduar me ekzekutimin dhe dërgimin në arkiv ose shkatërrim.

Në varësi të vendit të krijimit të letrave të biznesit në lidhje me punonjësit dhe menaxhimin e organizatës, rrjedha e dokumenteve ndahet në të jashtme dhe të brendshme. Rruga e mëtejshme e porosisë, porosisë, letrës do të varet nga burimi.

Rrjedha e brendshme e dokumenteve të organizatës përfshin hapat e mëposhtëm:

Fazat e rrjedhës së jashtme të punës janë përgjithësisht të ngjashme, por ka disa dallime:

Dokumentet vijnë në ndërmarrje nga jashtë. Këto mund të jenë letra të organizatave më të larta dhe të ulëta, degë, rregullore nga autoritetet zyrtare, urdhra gjyqësore, letra nga qytetarët.
Të gjitha dokumentet e biznesit të pranuara nga organizata duhet të kalojnë procedurën e regjistrimit. Ajo konfirmon se janë nën kontroll.
Hapi tjetër është puna me dokumentin, njohja ose ekzekutimi i udhëzimeve.
Nëse është e nevojshme, lëshohet një përgjigje zyrtare.
Faza e fundit është regjistrimi për ruajtje afatgjatë ose arkivore, dhe shkatërrimi i mundshëm.

Për më tepër, në lidhje me menaxhimin e organizatës, dallohen llojet e mëposhtme të rrjedhës së dokumenteve:

Të gjitha fazat e lëvizjes së dokumentit regjistrohen domosdoshmërisht në revista speciale. Ato mund të kryhen në disa mënyra:

lëvizja e dokumenteve;
karta dokumentesh;
Menaxhimi i dokumenteve elektronike është më i zakonshmi në shumicën dërrmuese të organizatave.

Veçoritë e punës së zyrës gjyqësore

Shumë po pyesin se çfarë është dhe si ndryshon nga gjenerali. Një çështje gjyqësore është një paketë paksa e ndryshme dokumentesh dhe provash materiale. Ruajtja dhe lëvizja e duhur e tij siguron transparencën e punës së sistemit të zbatimit të ligjit. Procedurat gjyqësore, ndryshe nga ato organizative, nuk mund të jenë vullnetare. Ai kryhet nga persona të autorizuar dhe kontrollohet rreptësisht. Për të, të gjitha fazat janë të përcaktuara në mënyrë normative dhe strikte, deri në shkatërrim.

Funksionet e sekretarit

Shumica e punonjësve të ndërmarrjes kanë një ide shumë të paqartë se çfarë është puna e zyrës dhe menaxhimi i dokumenteve. Për një sekretare, ky është një aktivitet profesional.

Sekretariati i ndërmarrjes kryen funksionin kryesor sipas formës dhe karakteristikave të punës, organizimi i shërbimit nëpunës të ndërmarrjes ndahet në këto lloje:

Të centralizuar - të gjithë sekretarët janë në të njëjtin departament dhe raportojnë te nëpunësi kryesor ose sekretari i lartë.
Të decentralizuar - sekretarët dhe punonjësit që kryejnë detyrat e tyre shpërndahen nëpër departamente të organizatës dhe raportojnë tek shefat e ndryshëm.
Të përziera - më e zakonshme në organizata të mëdha.

Karakteristikat e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje do të varen drejtpërdrejt nga forma e sekretariatit që do të miratohet.

Udhëzim për punë në zyrë

Pavarësisht nga madhësia dhe forma e pronësisë, çdo organizatë duhet të ketë akt normativ rregullimi i lëvizjes së dokumenteve. Çfarë është dhe si ta bëni atë? Kjo pyetje shqetëson jo vetëm sekretarët, por edhe drejtuesit.

Udhëzimi i punës në zyrë është një akt i brendshëm rregullator i një organizate, i miratuar me një urdhër ose urdhër drejtuesi, me kohëzgjatje të pakufizuar. Ai përshkruan të gjitha fazat e kalimit të dokumentit, jep lista të pozicioneve, nënshkrimet e të cilave mund të vërtetojnë vërtetësinë e dokumenteve zyrtare, ofron mostra, formularë dhe formularë të projektimit.

Mbajtja e të dhënave

Në organizatat e vogla me një nivel të ulët të rrjedhës së dokumenteve (më pak se 200 në vit), nuk shtrohet pyetja se çfarë është mbajtja e të dhënave. Gjithçka vendoset nga vetë punonjësit apo edhe menaxheri.

Nëse detyrat e mbajtjes së të dhënave nuk janë të drejtpërdrejta për punonjësin dhe nuk janë të përcaktuara në kontratën e tij të punës, atëherë duhet të nxirret një dekret për caktimin e këtyre funksioneve. Ky dokument duhet të detajojë detyrat, përgjegjësitë dhe kompensimin shtesë.

Karakteristikat e punës së zyrës së personelit

Nëse të paktën një punonjës punon në organizatë, atëherë do të krijohen dokumente të punës. Çështja se çfarë është puna në zyrë e personelit është veçanërisht e rëndësishme për ndërmarrjet me një numër të vogël punonjësish.

Menaxhimi i të dhënave të personelit është sigurimi i lëvizjes së dokumenteve specifike që lidhen me veprimtaria e punës punonjësit e ndërmarrjes. Zakonisht këto detyra kryhen nga punonjësit e një njësie speciale - departamenti i personelit. Funksionet e tyre përfshijnë marrjen, përpunimin dhe ruajtjen e dokumentacionit të personelit. Përfshirë përpunimin e të dhënave personale që janë konfidenciale.

Rrjedha e punës së personelit zakonisht mbahet e ndarë nga ajo e përgjithshme në përputhje me rregullat e fshehtësisë dhe veçorive të ruajtjes.

Optimizimi i rrjedhës së punës së zyrës

Pavarësisht zhvillimit të shpejtë të teknologjive dixhitale, shumë organizata e kanë të vështirë të optimizojnë rrjedhën e dokumenteve. Ata vazhdojnë të kryejnë korrespondencë në letër në mënyrën e vjetër dhe të mbajnë revista të zakonshme regjistrimi.

Kjo është për shkak të dy faktorëve: