خانه > سیستم احتراق > سازماندهی کار با اسناد و کارهای اداری. روش انجام کار اداری در سازمان. اصول سازمان مدیریت اسناد. کار اداری چیست؟ امور اداری و مدیریت اسناد آنچه در امور اداری و مدیریت اسناد گنجانده شده است

سازماندهی کار با اسناد و کارهای اداری. روش انجام کار اداری در سازمان. اصول سازمان مدیریت اسناد. کار اداری چیست؟ امور اداری و مدیریت اسناد آنچه در امور اداری و مدیریت اسناد گنجانده شده است

هنگام شروع مطالعه دروس، ابتدا باید با اصطلاحات و تعاریف اولیه حرفه ای که دائماً در کار با مدارک با آن مواجه می شوند آشنا شوید.

کار اداری شاخه ای از فعالیت است که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد.

در ابتدا، این اصطلاح در گفتار شفاهی (احتمالاً در قرن هفدهم) ظاهر شد و به معنای فرآیند حل (تولید) یک پرونده بود: "تولید یک پرونده" - حل یک مسئله. در طول تصمیم گیری، نیاز به تثبیت نتیجه، به عنوان مثال، توافق حاصل شد. از زمان های قدیم، اسنادی برای این منظور ایجاد شده است، زیرا کلمه گفتاری کوتاه مدت است، می تواند فراموش شود، در حین انتقال تحریف شود، یا اشتباه فهمیده شود. قبلاً در قرن شانزدهم. کلمه استفاده می شود موردبه عنوان مجموعه ای از اسناد مربوط به موضوع یا موضوعی. برای اولین بار در این مفهوم، کلمه "قباله" در اسناد در سال 1584 ثبت شد.

کارهای اداری مدرن شامل:

حصول اطمینان از ایجاد به موقع و صحیح اسناد (اسناد)؛

سازماندهی کار با اسناد (دریافت، انتقال، پردازش، حسابداری، ثبت، کنترل، ذخیره سازی، سیستم سازی، تهیه اسناد برای بایگانی، تخریب).

به موازات اصطلاح "کار اداری" در دهه های اخیر از این اصطلاح استفاده می شود پشتیبانی مستندات برای مدیریت(DOW). ظاهر آن با معرفی سیستم‌های کامپیوتری به مدیریت و پشتیبانی سازمانی، نرم‌افزاری و اطلاعاتی آن‌ها همراه است تا آن را به اصطلاحات مورد استفاده در برنامه‌ها و ادبیات کامپیوتری نزدیک‌تر کند. در حال حاضر، اصطلاحات «کار کاغذی» و «مدیریت اسناد» مترادف هستند و برای اشاره به یک فعالیت استفاده می‌شوند. هر دو اصطلاح را می توان به عنوان مثال در نام اسناد تنظیم کننده سازماندهی فرآیندهای اسنادی یافت: "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت" و "دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری در وزارتخانه ها و ادارات فدراسیون روسیه".

مستندات فرآیند ایجاد و پردازش یک سند است.استاندارد ایالتی اسناد را به عنوان "ضبط اطلاعات در رسانه های مختلف طبق قوانین تعیین شده" تعریف می کند.

نیاز به ثبت اطلاعات در زمان های قدیم در بین مردم ظاهر شد. "اسناد" از دوران مختلف، ایجاد شده بر روی لوح های گلی، پوست درخت غان، استیل های سنگی و غیره تا به امروز باقی مانده است. روش های اعمال اطلاعات نیز متفاوت بود: نقاشی، گرافیک، نوشتن. در حال حاضر، در عمل مدیریت، آنها عمدتاً از اسناد ایجاد شده با هر روش نوشتاری - دست نویس، تایپی، چاپی، رایانه ای و همچنین با استفاده از گرافیک، نقاشی، عکس، ضبط صدا و ویدئو و بر روی مواد خاص (کاغذ، فیلم و فیلم عکاسی) استفاده می کنند. ، نوار مغناطیسی، دیسک و غیره). رشته علمی که به مطالعه توسعه روش های اسناد و رسانه های ذخیره سازی می پردازد مدیریت اسناد

سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از حرکت اسناد در دستگاه مدیریت، استفاده از آنها برای مقاصد مرجع و ذخیره سازی.این اصطلاح توسط استاندارد دولتی به عنوان "سازمان جریان اسناد، ذخیره سازی و استفاده از اسناد در فعالیت های جاری موسسه" تعریف شده است.

جریان سند تماس های استاندارد جابجایی اسناد در یک سازمان از لحظه ایجاد یا دریافت تا تکمیلاجرا یا اعزامفناوری پردازش اسناد شامل موارد زیر است:

دریافت و پردازش اولیه اسناد؛

بررسی و توزیع اولیه آنها؛

ثبت اسناد؛

کنترل اجرای اسناد؛

اطلاعات و کار مرجع؛

اجرای اسناد؛

اعزام آنها؛

سیستم سازی (تشکیل پرونده ها) و ذخیره سازی فعلی اسناد.

بیایید برخی از مفاهیم ذکر شده را بررسی کنیم. بنابراین، ثبتبه معنای ثبت اطلاعات حسابداری در مورد یک سند به شکل تعیین شده ، ثبت واقعیت ایجاد ، ارسال یا دریافت آن ، کنترل اجرای اسناد - مجموعه ای از اقدامات که اجرای به موقع آنها را تضمین می کند ، تشکیل پرونده - گروه بندی اسناد اجرا شده در یک پرونده مطابق با نام پرونده ها (فهرست سیستماتیک از نام پرونده های باز شده در سازمان، نشان دهنده دوره های نگهداری آنها، که به روش مقرر تنظیم شده است) و سیستم سازی اسناد داخل پرونده.

هر تصمیم مدیریتی همیشه بر اساس اطلاعات مربوط به موضوع مورد بررسی یا موضوع مدیریت شده است. اطلاعات با مفاهیم یکسان است: "داده"، "اطلاعات"، "شاخص". اصطلاح زیر به طور قانونی تعیین شده است:

«اطلاعات اطلاعاتی است درباره افراد، اشیاء، حقایق، رویدادها، پدیده‌ها و فرآیندها، صرف نظر از شکل ارائه آنها».

در هر منطقه فعالیت انسانیاطلاعات ویژگی های خاص خود را دارد و بنابراین به پزشکی، علمی، فنی، فناوری و غیره تقسیم می شود. به وجود می آید و برای مدیریت هر شی یا ساختاری استفاده می شود. تعدادی از الزامات برای اطلاعات مدیریت وجود دارد: کامل بودن، کارایی، قابلیت اطمینان، دقت، هدف گیری، دسترسی برای ادراک انسان.

اسناد در زمینه های مختلف فعالیت، شاخه های دانش، حوزه های زندگی مورد استفاده قرار می گیرند و موضوع مطالعه در بسیاری از رشته های علمی هستند. بنابراین، محتوای مفهوم "سند" چند ارزشی است و به صنعتی که در آن استفاده می شود و برای چه اهدافی بستگی دارد. بنابراین برای حقوقدانان، سند اولاً راهی برای اثبات یا شهادت چیزی است، برای مورخ منبعی تاریخی، مستندساز سایبرنتیک حامل اطلاعات است و متخصصان حوزه مدیریت آن را امری می دانند. ابزارهای ثبت و انتقال تصمیمات مدیریتی

قانون فدرال "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" تعریف زیر را از مفهوم "سند" ارائه می دهد:

سند - این اطلاعات ثبت شده روی یک رسانه ملموس با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند.همین تعریف در استاندارد دولتی برای اصطلاحات و تعاریف "کار اداری و بایگانی" ارائه شده است. برای توصیف کاملتر مفهوم "سند"، مفهوم "شرایط" نیز باید گسترش یابد.

هر سند متشکل از تعدادی از عناصر تشکیل دهنده آن است که به آنها جزئیات می گویند (نام، نویسنده، مخاطب، متن، تاریخ، امضا و ...). GOST تعریف زیر را ایجاد می کند:

جزئیات سند - یک عنصر طراحی مورد نیازسند رسمی؟

اسناد مختلف شامل مجموعه های متفاوتی از جزئیات است. تعداد جزئیات بر اساس اهداف ایجاد سند، هدف آن، الزامات محتوا و شکل این سند تعیین می شود. برای بسیاری از اسناد، تعداد جزئیات به شدت محدود است. برای تعدادی از اسناد، تعداد و ترکیب جزئیات توسط قوانین قانونی و نظارتی تعیین می شود. اما در هر صورت، همانطور که از تعریف بر می آید، اطلاعات ثبت شده بر روی یک رسانه محسوس باید با درج جزئیات لازم رسمیت یابد. فقط در این صورت تبدیل به سند می شود.

در علم سند، سند را نتیجه تثبیت (نمایش) حقایق، رویدادها، پدیده های واقعیت عینی و فعالیت ذهنی انسان به هر شکلی مناسب بر روی مطالب خاص می دانند.

اسناد با داشتن اطلاعات ضبط شده (نمایش داده شده) از این طریق از حفظ و انباشت آن، امکان انتقال به شخص دیگر، استفاده مکرر، بازگشت مکرر و مکرر به آن در طول زمان اطمینان حاصل می کنند. آنها بر حوزه های مختلف فعالیت انسان تأثیر می گذارند و به متن و گرافیک، سنتی (دست نویس، تایپ) و رسانه های رایانه ای، علمی، فنی، شخصی و رسمی و غیره تقسیم می شوند.

اسناد رسمی - این اسنادی که توسط اشخاص حقوقی یا حقیقی ایجاد شده و به ترتیب مقرر اجرا و تایید شده باشد.در میان آنها، یک دسته خاص تشکیل شده است رسمی (مدیریتی)اسنادی که توسط استاندارد دولتی به عنوان اسناد رسمی مورد استفاده در فعالیت های جاری سازمان تعریف می شوند.

به عنوان حامل اطلاعات، اسناد به عنوان یک عنصر ضروری از سازمان داخلی هر موسسه، شرکت، هر شرکت عمل می کنند و از تعامل بخش های ساختاری آنها و کارکنان فردی اطمینان می دهند. آنها مبنایی برای تصمیم گیری مدیریت هستند، به عنوان شواهدی از اجرای آنها و منبعی برای تعمیم و تجزیه و تحلیل، و همچنین مطالبی برای کار مرجع و جستجو هستند. در فعالیت های مدیریتی، یک سند هم به عنوان موضوع کار و هم در نتیجه کار عمل می کند.

اشکال سازمانی کار اداری

ثبت سوابق در موسسات، سازمان ها و بنگاه ها دارای 3 سیستم اصلی سازمانی متمرکز، غیرمتمرکز و مختلط است.

انتخاب سیستم مدیریت دفتر بستگی به ماهیت فعالیت، عملکرد، ساختار سازمانی موسسه و حجم جریان اسناد دارد.

با یک سیستم متمرکز، تمام عملیات مربوط به پشتیبانی اسناد مدیریت در یک مکان متمرکز می شود، در یک سرویس واحد آموزشی پیش دبستانی برای کل موسسه یا با دبیر. مزایای این شکل از کار اداری در آزادسازی واحدهای اصلی سازه از عملیات کمکی با اسناد و بهبود کیفیت پردازش آنها نهفته است. شکل متمرکز کار اداری اغلب در مؤسساتی با حجم کمی از کار اسناد استفاده می شود.

با یک سیستم غیرمتمرکز سازماندهی کار اداری، انواع کار با اسناد به طور مستقیم در بخش های ساختاری موسسه انجام می شود.

با یک سیستم مختلط سازماندهی کار اداری، برخی از عملیات (دریافت، ارسال مکاتبات) توسط خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی انجام می شود، در حالی که برخی دیگر (ثبت نام، اجرا و تهیه اسناد، تشکیل پرونده ها) هر دو در موسسه آموزشی پیش دبستانی انجام می شود. خدمات و در سایر بخش های ساختاری. شکل ترکیبی سازماندهی کار اداری معمولاً در بخش های بزرگ با حجم قابل توجهی از اسناد پردازش شده استفاده می شود. این به شما امکان می دهد کار را با اسناد کاملاً مکانیزه کنید و به طور منطقی تر از ابزارهای فنی در نظر گرفته شده برای این اهداف استفاده کنید.

خدمات اسناد مدیریت

پشتیبانی اسناد برای مدیریت در سازمان توسط یک سرویس ویژه انجام می شود که به عنوان یک واحد ساختاری زیرمجموعه مستقیم رئیس سازمان عمل می کند. بسته به حجم جریان اسناد و ساختارهای استاندارد، ممکن است خدمات زیر از موسسه آموزشی پیش دبستانی وجود داشته باشد: مدیریت بازرگانی، اداره کل، دفتر، بخش اداری و غیره.

قسمتمدیریت بازرگانی شامل: دفتر (دفتر مکاتبات دولتی، اعزام، دفتر تایپ، دفتر کپی)، بازرسی تحت سرپرست، دبیرخانه (پذیرایی، دبیرخانه رئیس، دبیرخانه معاونین، دبیرخانه هیئت مدیره، دفتر پروتکل)، بخش بهبود کار با اسناد، نامه های بخش (شکایات)، آرشیو مرکزی.

قسمتاین دفتر شامل بخش های حسابداری و ثبت، کنترل، بهبود کار با اسناد، رسیدگی به نامه ها و شکایات، دبیرخانه، هیئت اعزامی، دفتر تایپ و تندنویسی، دفتر کپی و بایگانی است.

اداره کل شامل یک دفتر، یک گروه کنترل، یک گروه برای بهبود کار با اسناد، یک گروه نامه (شکایات)، یک سرویس کپی، یک دفتر تایپ و تندنویسی و یک آرشیو است.

در سازمان هایی که خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ندارند، وظایف آن توسط دبیر رئیس یا یک مقام ویژه انجام می شود.

ساختار و کادر خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مطابق با مقررات آن و بسته به حجم جریان اسناد و وظایف محول شده به این سرویس ایجاد می شود. کار خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی توسط مقررات مربوط به این سرویس تنظیم می شود و فعالیت های کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی با شرح وظایف تنظیم می شود. آنها توسط رئیس سرویس توسعه یافته و توسط رئیس سازمان تأیید می شوند.

خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی وظایف اصلی زیر را انجام می دهد: اجرای استانداردها و پیشرفت های دولتی برای بهبود اسناد. توسعه و اجرای اشکال منطقی اسناد و سازماندهی کار با اسناد با در نظر گرفتن مشخصات بخش. نظارت بر انطباق با استانداردهای اسناد؛ ارسال پردازش و تحویل اسناد به مجریان؛ ثبت اسناد و کار حسابداری و مرجع؛ کنترل بر اجرای اسناد؛ تشکیل، ثبت، ذخیره فایل ها و صدور آنها برای استفاده. ثبت، انتشار و توزیع اسناد؛ تولید تایپی، کپی و تکثیر اسناد؛ مدیریت سازمانی و روش شناختی، کنترل کار با اسناد در بخش های ساختاری سازمان.

وظایف اصلی حل شده در فرآیند مدیریت اسناد سازمانی عبارتند از:

· سازماندهی جریان منطقی اسناد،
· کنترل بر اجرای اسناد،
· ذخیره سازی سریع اسناد،
· ذخیره آرشیوی اسناد.

هدف نهایی از فعالیت های مدیریت سوابق است

ایجاد شرایطی که پردازش مؤثر اطلاعات مستند را در چارچوب زمانی تعیین شده توسط محتوای فعالیت های شرکت و با کمترین هزینه های مادی تضمین می کند.

مسئولیت مدیران برای سازماندهی و نگهداری کارهای اداری

ماده 25 قانون "درباره صندوق بایگانی ملی و آرشیو در جمهوری بلاروس" مقرر می دارد که جمهوری و مسئولان محلیمدیریت دولتی شرایط مناسبی را برای پشتیبانی اسناد برای مدیریت دستگاه خود در شرکت ها، موسسات و سازمان های زیرمجموعه ایجاد می کند، اقداماتی را برای بهبود تجهیزات فنی کار اداری، کارایی و اقتصاد آن انجام می دهد.

ارگان‌های دولتی و همچنین شرکت‌ها، مؤسسات و سازمان‌ها، صرف‌نظر از نوع مالکیت، موظفند قوانین و الزامات مربوط به روش کار با اسناد، پردازش، جابجایی و ذخیره‌سازی آنها را رعایت کنند. رؤسای ارگانهای دولتی، شرکتها، مؤسسات و سازمانها مسئولیت شخصی در قبال وضعیت اداری در زمینه های کاری تعیین شده دارند. مسئولیت سازماندهی کار اداری، رعایت قوانین و رویه های تعیین شده برای کار با اسناد در بخش های ساختاری و به طور کلی در موسسات بر عهده مدیران آنها است که مسئولین تولید را تعیین می کنند. شخص مسئول کار اداری وضعیت اجرای آن را به مدیریت اطلاع می دهد ، اسناد را تهیه و به بایگانی بخش منتقل می کند ، کارمندان را با اسناد نظارتی و روش شناختی در مورد کار اداری (در مقابل امضا) آشنا می کند.

کارکنان در قبال اجرای الزامات دستورالعمل های مدیریت دفتر و ایمنی دارایی خود مسئولیت شخصی دارند. اسناد رسمی. مفقود شدن آنها بلافاصله به رئیس واحد سازه گزارش می شود.

قانون جمهوری بلاروس در مورد تخلفات اداری (مواد 89 1، 89 2، 89 3، 89 4، 224 12) مسئولیت انواع زیر را از تخلفات سازمان و انجام کار اداری ارائه می دهد:

· مفقود شدن یا از بین رفتن غیرقانونی اسناد نگهداری دائم یا طولانی مدت و ایجاد خسارت جبران ناپذیر به آنها - اخطار یا جریمه نقدی از پنج تا بیست واحد اساسی.
تخصیص محل برای قرار دادن اسناد بر خلاف هنجارهای تعیین شده توسط قانون ، توقیف اماکن از بایگانی و استفاده از آنها برای مقاصد دیگر ، امتناع از انتقال اسناد برای ذخیره سازی دولتی در موارد تعیین شده توسط قانون - اخطار یا جریمه در قانون. مبلغ پانزده تا بیست واحد پایه؛
عدم رعایت استانداردهای دولتی در تهیه اسناد، عدم رعایت الزامات رویه کار با اسناد، پردازش، جابجایی و ذخیره سازی آنها - جریمه پانزده تا بیست واحد اساسی.
· امتناع غیرقانونی مأمور از دسترسی به سند آرشیوی - اخطار یا جریمه نقدی از پنج تا بیست واحد اساسی.

اشخاص زیر حق رسیدگی به موارد تخلفات اداری و اعمال مجازاتهای اداری مشخص شده را به نمایندگی از بازرسی کل کشور از مدیریت بایگانی و اسناد دارند:

· رئیس بازرس دولتی آرشیو و مدیریت سوابق جمهوری بلاروس و معاون وی.
· بازرس دولتی مدیریت بایگانی و سوابق جمهوری بلاروس.
· بازرسان دولتی مدیریت بایگانی و سوابق جمهوری بلاروس بر اساس منطقه و مینسک.

مسئولیت نگهداری سوابق معمولاً بر عهده منشی است. این موقعیت به تحصیلات خاصی نیاز ندارد و متقاضیانی با حداقل تجربه کاری اغلب برای آن پذیرفته می شوند. اما مدیریت اسناد امری مسئول و مهم است؛ عملکرد موفقیت آمیز یک شرکت تا حد زیادی به دقت و صحت آن بستگی دارد.

کار اداری می تواند:

کلی - مربوط به فعالیت های اصلی شرکت،
پرسنل - برای اسناد مربوط به پرسنل، نگهداری شده توسط بخش پرسنل،
مخفی - در برخی از سازمان های دولتی یافت می شود و دارای استانداردهای رفتاری است،
الکترونیکی - زمانی که بخشی از اطلاعات در قالب دیجیتال منتقل می شود.

تسلط بر اصول اولیه کار اداری به تنهایی دشوار نیست. بهتر است با مهمترین و اساسی ترین سند - لیست موارد - شروع کنید.

نامگذاری موارد

این سندی است با فهرستی از تمام «کارها» در سازمان. در این مورد، "تجارت" به معنای مجموعه ای از اوراق تجاری از همان نوع یا تمرکز است.

نامگذاری سیستمی است که به شما امکان می دهد فعالیت های مستند یک شرکت را تجزیه و تحلیل کنید. برای جمع آوری آن، باید فهرستی از انواع اسناد موجود را تعیین کنید. سپس آنها را با توجه به دستورالعمل ها ترکیب کنید. به هر نوع یک عدد اختصاص داده می شود - یک کد؛ می تواند از چندین عدد یا حروف تشکیل شود، به عنوان مثال، تعداد، سال یا حتی ماه انتشار، اگر حجم اسناد قابل توجه باشد.

به عنوان مثال: 01/BU/2017، که در آن 01 شماره ترتیبی است، BU حسابداری است، 2017 سال است. مدت زمان نگهداری و مکان در آرشیو زمانی که فایل در آنجا ارسال می شود نیز مشخص شده است. نامگذاری را می توان برای یک دوره مشخص - برای یک سال، 3 سال یا 5 سال، اگر هیچ تغییری انتظار نمی رود، تأیید کرد. قبل از تصویب، محتویات نامگذاری باید توسط روسای ادارات تا آنجا که مربوط به کار آنها است بررسی شود.

یک نامگذاری به منظور آرشیو راحت مقالات و همچنین برای آوردن پرونده ها به سیستم تدوین شده است. این کمک می کند تا به طور خلاصه اصول کار اداری را بیان کنید، انواع اصلی اوراق تجاری را با در نظر گرفتن ویژگی های شرکت منعکس می کند. معمولاً به صورت جدول - نام پرونده ، کد (شماره) ، مکان در بایگانی ، دوره ذخیره سازی جمع آوری می شود. بهتر است موارد را بر اساس نوع و بخش انتشار آنها گروه بندی کنید.

انواع اسناد در یک سازمان

تعداد پرونده ها و انواع اسناد ارتباط مستقیمی با ویژگی های فعالیت شرکت دارد. اغلب جریان اسناد به بلوک هایی تقسیم می شود که توسط متخصصان در زمینه های کاری انجام می شود. اما لیستی وجود دارد که برای هر شرکتی، خواه تجاری یا دولتی، معمولی است:

ورودی - همه چیزهایی که از خارج وارد سازمان می شوند - همه چیزهایی که از طریق پست، با پیک ها، شخصاً توسط نمایندگان سازمان های دیگر تحویل داده می شود.

خروجی - ارسال شده از سازمان - همه چیز خطاب به سایر اشخاص حقوقی و همچنین افراد (پاسخ ها، نامه ها، تصمیمات).

داخلی - نه فراتر از مرزهای سازمان، تنظیم کار شرکت (دستورالعمل ها، دستورالعمل ها، مقررات، مقررات و غیره).

به عنوان یک قاعده، برای هر نوع یک مجله ثبت جداگانه نگهداری می شود که شماره سریال، تاریخ، نام، جایی که سند از کجا آمده یا کجا ارسال شده است و نام شخص مسئول را ثبت می کند.

اگر اسنادی که به کارکنان تحویل داده می شود در ژورنال ثبت شود، فیلدی برای امضا در رسید باقی می ماند. همچنین می توان در ژورنال یادداشت کرد که در آن پرونده با توجه به نامگذاری، یک نسخه برای ذخیره سازی بایگانی شود.

سازمان همچنین ممکن است گزارش سفرهای کاری داخلی، سوابق تحویل کلیدها، زمان رسیدن به محل کار و حتی تماس های تلفنی را نگه دارد. گاهی اوقات تعداد دفاتر منجر به تاسیس دفتر کل می شود. همه چیز به نیاز و تمرین فعلی در شرکت بستگی دارد.

مجلات نیاز به شماره گذاری، دوخت و مهر و موم دارند؛ این کار برای از بین بردن امکان تعویض ورق انجام می شود.

نگهداری سوابق اساس کار اداری و جریان اسناد است. تعداد مجلات و فایل ها بستگی به نیاز و تمایل شرکت برای ثبت کلیه مقالات موجود دارد.

مقررات مربوط به جریان اسناد

پس از تهیه فهرستی از موارد و فهرستی از مجلات ضروری، منطقی است که مقرراتی در مورد جریان اسناد سازمان تهیه شود. این آیین نامه ای است که قوانین گردآوری، انتقال، بایگانی کلیه مقالات موجود را توضیح می دهد. روال هر جریان اسناد را تشریح می کند و مهلتی را برای انتقال آن از یک بخش به بخش دیگر تعیین می کند.

نمونه مقررات

این ماده به جلوگیری از سردرگمی، تغییر مسئولیت و از دست دادن اوراق تجاری مهم کمک می کند. برای هر جریان، یک مسیر تجویز می شود - به عنوان مثال: انتشار، تأیید، ثبت نام، ارسال به گیرنده، بایگانی کردن در یک آرشیو.

مهر و تمبر

اغلب افراد تازه وارد، و نه تنها آنها، نمی توانند بفهمند که در چه مواردی به مهر سازمان نیاز است و در چه مواردی نیازی نیست. پاسخ بسیار ساده است: فرم های خروجی با مهر تایید می شوند، زیرا وجود مهر و موم مبدأ نامه را تأیید می کند. کاغذهای داخلی نیازی به چاپ ندارند، زیرا امضای مدیریت در این مورد کاملاً کافی است.

اسناد دریافتی پس از ثبت برای تصمیم گیری و تعیین مسئول اجرا یا پاسخگویی به مدیر منتقل می شود. آنها همچنین نیازی به مهر ندارند. مهر و مهر نباید اشتباه گرفته شود. تمبرها می توانند بسیار متفاوت باشند، از «شماره ورودی...» تا «کپی درست است» و هیچ نیروی قانونی ندارند. این فقط یک ابزار کمکی برای کار منشی است.

کار اداری شاخه ای از فعالیت است که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد.

کارهای اداری مدرن شامل:

1. حصول اطمینان از ایجاد به موقع و صحیح اسناد (اسناد).
2. سازماندهی کار با اسناد (دریافت، انتقال، پردازش، حسابداری، ثبت، کنترل، ذخیره سازی، سیستم سازی، آماده سازی اسناد برای بایگانی، تخریب).

در حال حاضر، اصطلاحات «کار کاغذی» و «مدیریت اسناد» مترادف هستند و برای اشاره به یک فعالیت استفاده می‌شوند. هر دو اصطلاح را می توان به عنوان مثال در نام اسناد تنظیم کننده سازماندهی فرآیندهای اسناد و مدارک یافت: "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت" و "دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری در وزارتخانه ها و ادارات". فدراسیون روسیه».

مستندسازی فرآیند ایجاد و پردازش یک سند است. استاندارد ایالتی اسناد را به عنوان "ضبط اطلاعات در رسانه های مختلف طبق قوانین تعیین شده" تعریف می کند.

سازماندهی کار با اسناد تضمین حرکت اسناد در دستگاه مدیریت، استفاده از آنها برای مقاصد مرجع و ذخیره سازی است.

این اصطلاح توسط استاندارد دولتی به عنوان "سازمان جریان اسناد، ذخیره سازی و استفاده از اسناد در فعالیت های جاری موسسه" تعریف شده است.

استاندارد جریان اسناد به حرکت اسناد در یک سازمان از لحظه ایجاد یا دریافت تا پایان اجرا یا ارسال اشاره دارد. فناوری پردازش اسناد شامل موارد زیر است:

* دریافت و پردازش اولیه اسناد؛
* بررسی و توزیع اولیه آنها.
* ثبت اسناد؛
* کنترل بر اجرای اسناد؛
* اطلاعات و کار مرجع؛
* اجرای اسناد؛
* ارسال آنها؛
* سیستم سازی (تشکیل پرونده ها) و ذخیره سازی فعلی اسناد.

«اطلاعات اطلاعاتی است درباره افراد، اشیاء، حقایق، رویدادها، پدیده‌ها و فرآیندها، صرف نظر از شکل ارائه آنها».

در هر زمینه از فعالیت های انسانی، اطلاعات ویژگی های خاص خود را دارد و بنابراین بر این اساس به پزشکی، علمی، فنی، فناوری و غیره تقسیم می شود. و شکل مالکیت) اطلاعات مدیریتی که برای اهداف مدیریت هر شی یا ساختار استفاده می شود. تعدادی از الزامات برای اطلاعات مدیریت وجود دارد: کامل بودن، کارایی، قابلیت اطمینان، دقت، هدف گیری، دسترسی برای ادراک انسان.

یک سند اطلاعاتی است که روی یک رسانه ملموس با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند، ثبت می شود. همین تعریف در استاندارد دولتی برای اصطلاحات و تعاریف "کار اداری و بایگانی" ارائه شده است. برای توصیف کاملتر مفهوم "سند"، مفهوم "شرایط" نیز باید گسترش یابد.

اسناد رسمی اسنادی هستند که توسط اشخاص حقوقی یا حقیقی ایجاد شده و به ترتیب مقرر اجرا و تایید شده اند.

در این میان، یک دسته خاص شامل اسناد رسمی (مدیریتی) است که توسط استاندارد دولتی به عنوان اسناد رسمی مورد استفاده در فعالیت های جاری سازمان تعریف شده است.

1. تنظیم فعالیت ها ( اساسنامه، مقررات، مقررات، قوانین، دستورالعمل ها و غیره).
2. فعالیتهای اداری (دستورها، دستورالعملها، تصمیمات، تصمیمات، دستورالعملها و غیره).
3. انباشت و ترکیب اطلاعات (گزارش ها، اعمال، گزارش ها و غیره).
4. انتقال اطلاعات (نامه، تلگرام، پیام تلفنی و ...).

علاوه بر این، اسنادی که منعکس کننده فعالیت های نهادهای مختلف کالجی (پروتکل ها) هستند، نقش مهمی در حوزه مدیریت ایفا می کنند، که می توانند هم به عنوان وسیله ای برای انجام فعالیت های اداری و هم به عنوان وسیله ای برای جمع آوری و جمع بندی اطلاعات عمل کنند.

این سند، اول از همه، برای ثبت اطلاعات و دادن قدرت قانونی به آن بوجود آمد. معنای کلمه لاتین "سند" (documentum) مدرک، مدرک است. در حال حاضر، غیرقابل انکار بودن سند نیز با مفهوم «نیروی قانونی سند» مشخص می‌شود.

نیروی قانونی یک سند، ویژگی یک سند رسمی است که توسط قانون فعلی، صلاحیت مرجع صادر کننده آن و روش تعیین شده برای اجرا به آن منتقل می شود. از این تعریف چنین برمی‌آید که دستگاه حاکم یا مقامات صادرکننده سند مکلفند:

1. هنگام تهیه آن از قوانین جاری پیروی کنید.
2. صدور اسناد فقط در صلاحیت آنها.
3. رعایت قوانین ملی تنظیم و اجرای اسناد در زمان معین.

مهمترین مشخصات قانونی عبارتند از: نام سازمان، تاریخ و شماره ثبت سند، امضا، مهر، مهر تایید و تایید.

در عمل مدیریت، مرسوم است که اسناد را با توجه به درجه اعتبار آنها به پیش نویس، کاغذ سفید، اصل و کپی تفکیک می کنند.

پیش نویس سندچه به صورت دست نویس، چه تایپی یا چاپ شده از رایانه، کار نویسنده را بر روی محتوای آن منعکس می کند. ممکن است فقط حاوی متن باشد و هیچ نیروی قانونی ندارد.

سند سفیدسندی است دست نویس یا تایپی که متن آن از پیش نویس سند کپی شده یا بدون پاک شدن یا تصحیح نوشته می شود.

سندی که حاوی اطلاعاتی باشد که صحت آن را تایید کند (در مورد نویسنده، زمان و مکان ایجاد) معتبر تلقی می شود.

اصل سند رسمی-- این اولین (یا تک) کپی سندی است که دارای قدرت قانونی است.

کپی از سندسندی است که اطلاعات سند اصلی و تمام ویژگی های خارجی آن یا بخشی از آنها را به طور کامل بازتولید می کند. کپی سند می تواند فکس یا نسخه رایگان باشد. کپی فکس محتویات سند و تمام ویژگی های خارجی آن (جزئیات موجود در اصل، از جمله امضا و مهر) یا بخشی از آنها و ویژگی های محل آنها را به طور کامل بازتولید می کند. یک کپی فکس با استفاده از دستگاه های کپی، عکاسی، دستگاه های فکس و چاپگر ساخته می شود. برای اسنادی که روی ماشین‌های تحریر تولید می‌شوند، کپی فکس دومین و نسخه‌های بعدی اسنادی است که از طریق کاغذ کربن دریافت می‌شوند. آنها قاعدتاً در امور مؤسسه باقی می مانند. نام قدیمی برای چنین نسخه هایی تعطیل است. یک نسخه رایگان حاوی تمام جزئیات سند است، اما لزوماً شکل آن را تکرار نمی کند.

توابع مدیریت معمولی در هر دستگاه مدیریتی بر اساس استفاده از اسناد مربوط به سیستم های مستندسازی مختلف اجرا می شوند. نسبت اسناد از سیستم های مختلف در کار اداری موسسات و سازمان های مختلف یکسان نیست، زیرا به فعالیت های خاص یک موسسه خاص، مقیاس آن، مکان در سیستم دولت فدرال و تعدادی از دلایل دیگر بستگی دارد. اما فارغ از این، هر سازمانی از اسنادی استفاده می کند که منعکس کننده فعالیت های سازمانی، اداری و اجرایی باشد. مجموع آنها سیستمی از اسناد سازمانی و اداری را تشکیل می دهد. استاندارد دولتی اسناد سازمانی و اداری را اسناد مکتوبی تعریف می کند که تصمیمات مربوط به مسائل اداری و سازمانی و همچنین موضوعات مدیریت، تعامل، پشتیبانی و تنظیم فعالیت های ارگان های دولتی، مؤسسات، شرکت ها، سازمان ها، بخش ها و مقامات دولتی را ثبت می کند. از این رو سیستم اسناد سازمانی و اداری به دلیل استفاده گسترده از آن برخوردار است پراهمیتفعالیت های مدیریت اسناد

اسناد سازمانی و اداری ارتباط نزدیکی با صنعت و سیستم های عملکردی دارد. از یک سو زمینه قانونی را برای سایر سیستم ها فراهم می کند و از سوی دیگر موضوعات مدیریت، کنترل، برنامه ریزی، حسابداری، گزارشگری و غیره را منعکس می کند.

جهت اصلی بهبود اسناد یکسان سازی و استانداردسازی است.

استاندارد سازیفرآیند ایجاد و به کارگیری استانداردهایی است که به عنوان «نمونه، استاندارد، مدلی که به عنوان نمونه اولیه برای مقایسه سایر اشیاء مشابه با آنها گرفته می شود» درک می شود. یک استاندارد به عنوان یک سند هنجاری و فنی مجموعه ای از هنجارها، قوانین، الزامات مورد استانداردسازی را ایجاد می کند و توسط مقام ذیصلاح تأیید می شود. استفاده از استانداردها به بهبود کیفیت محصول ایجاد شده (در این مورد، یک سند) کمک می کند. در روسیه، فعالیت های استانداردسازی توسط سازمان های استاندارد دولتی هماهنگ می شود.

متن مدل- این یک متن نمونه است که متعاقباً بر اساس آن متون با محتوای مشابه ایجاد می شود.

اسناد مدیریتی مورد استفاده در حوزه های مختلف و نهادهای مدیریتی باید به صورت یکسان تنظیم شوند. این به شما امکان می دهد اسناد را در یک سیستم مدیریت دفتر یکپارچه برای کشور قرار دهید، پردازش و اجرای سریع آنها را تسهیل می کند و زمان صرف شده برای کار با اسناد را نه تنها کارکنان اداری، بلکه همچنین همه کارمندان دستگاه های اداری - از مدیران را کاهش می دهد. به کارمندان عادی

سیستم اسناد یکپارچه (دلار آمریکا)- یک سیستم اسناد و مدارک ایجاد شده بر اساس قوانین و الزامات یکسان، حاوی اطلاعات لازم برای مدیریت در زمینه خاصی از فعالیت.

توسعه دهندگان مستقیم اشکال خاص اسناد و سیستم های اسناد، وزارتخانه ها (ادارات) هستند که این یا آن بخش از فعالیت را هماهنگ می کنند. آنها همچنین اشکال یکپارچه اسناد را تأیید می کنند. بنابراین، وزارت دارایی مسئول اسناد حسابداری، وزارت بهداشت فدراسیون روسیه مسئول اسناد پزشکی، کمیته دولتی آمار فدراسیون روسیه مسئول اشکال حسابداری اولیه و اسناد آماری و فدرال است. آرشیو فدراسیون روسیه مسئول سیستم اسناد سازمانی و اداری است.

اشکال ملی یکپارچه اسناد با در نظر گرفتن امکان پردازش رایانه ای آنها ایجاد می شود. استفاده از آنها در همه موسسات، سازمان ها و شرکت ها بدون توجه به تابعیت و شکل مالکیت آنها اجباری است.

موفقیت در تجارت تا حد زیادی به سازماندهی مناسب آن بستگی دارد. هم مدیران و هم کارمندان عادی باید سوابق خود را حفظ کنند. ویژگی های آن چیست، چه انواعی وجود دارد و چه اسناد نظارتی باید هنگام سازماندهی جریان اسناد در نظر گرفته شود؟

کار اداری چیست

هر سازمانی، صرف نظر از شکل مالکیت و ویژگی های خود، در جریان فعالیت های خود کاغذهای متنوعی ایجاد می کند. اینها می توانند دستورات، نامه ها و پروتکل ها باشند. همه آنها به اسناد سازمانی و اداری مربوط می شود.

کار اداری فعالیت ایجاد اسناد سازمانی است که طبق قوانین و الزامات خاصی انجام می شود. بیشتر اوقات ، شرکت ها کارمندان ویژه ای را که فقط در این زمینه مشغول هستند اختصاص می دهند. در شرکت های کوچک، منشی را می توان تقریباً به هر کارمندی اختصاص داد.

اگر ماهیت اصطلاحات (کار اداری چیست) را درک کنید، منشا کلمه مشخص می شود. این اول از همه، ثبت اطلاعات رسمی در یک رسانه ملموس است. در طول این فرآیند، یک کاربر ایجاد می شود که متعاقباً اقدامات خاصی را آغاز می کند.

اصطلاح "کار اداری" خود مدتها پیش ظاهر شد ، اما فقط در اواسط قرن گذشته شکل رسمی به خود گرفت و در اسناد نظارتی در سطح ایالتی گنجانده شد.

کار اداری و جریان اسناد - چیست؟

یک سازمان نمی تواند مستقل از قانون وجود داشته باشد. همیشه کار اداری و جریان اسناد دارد. چیست، انتقال اوراق چه ویژگی هایی دارد، چگونه آنها را به درستی ترسیم کنیم؟ این مسائل توسط متخصصان حل می شود: منشی ها، بایگانی ها، کارکنان بخش پرسنل.

نگهداری سوابق شامل ثبت اطلاعات بر روی یک رسانه ملموس، ایجاد یک سند کاغذی یا الکترونیکی است. بر اساس آن، جریان اسناد سازمان ساخته می شود - حرکت یک دستور یا نامه، از ایجاد آن شروع می شود و با اجرا و ارسال به بایگانی یا تخریب ختم می شود.

بسته به محل ایجاد اوراق تجاری در مورد کارکنان و مدیریت سازمان، جریان اسناد به خارجی و داخلی تقسیم می شود. مسیر بعدی سفارش، دستورالعمل، نامه به منبع بستگی دارد.

جریان اسناد داخلی یک سازمان شامل مراحل زیر است:

مراحل جریان اسناد خارجی به طور کلی مشابه هستند، اما تفاوت هایی وجود دارد:

اسناد از خارج به شرکت ارائه می شود. اینها می توانند اوراق سازمان های بالاتر و پایین تر، شعبه ها، مقررات مقامات رسمی، دستورات دادگاه، نامه های شهروندان باشد.
کلیه اوراق تجاری دریافت شده توسط سازمان باید مراحل ثبت را طی کنند. او تأیید می کند که آنها تحت کنترل هستند.
مرحله بعدی کار با سند، آشنایی با دستورالعمل ها یا پیروی از آن است.
در صورت لزوم پاسخ رسمی صادر می شود.
آخرین مرحله ثبت نام برای نگهداری طولانی مدت یا آرشیوی و تخریب احتمالی است.

علاوه بر این، در رابطه با مدیریت سازمان، انواع جریان اسناد زیر متمایز می شود:

تمام مراحل جابجایی سند الزاماً در مجلات مخصوص ثبت می شود. آنها را می توان در چندین گزینه انجام داد:

جابجایی اسناد؛
کارت های اسناد؛
مدیریت اسناد الکترونیکی در اکثریت قریب به اتفاق سازمان ها رایج است.

ویژگی های مدیریت سوابق قضایی

بسیاری از مردم تعجب می کنند که چیست و چه تفاوتی با عمومی دارد. پرونده دادگاه مجموعه ای متفاوت از اسناد و مدارک مادی است. ذخیره سازی و جابجایی صحیح آن شفافیت در کار سیستم مجری قانون را تضمین می کند. کار قضایی بر خلاف کار تشکیلاتی نمی تواند داوطلبانه باشد. توسط افراد مجاز انجام می شود و به شدت کنترل می شود. برای او، تمام مراحل به طور هنجاری و دقیق تعریف شده است، تا نابودی.

وظایف منشی

اکثر کارمندان شرکت تصور بسیار مبهمی از کار اداری و جریان اسناد دارند. برای یک منشی، این یک فعالیت حرفه ای است.

دبیرخانه یک شرکت وظیفه اصلی را انجام می دهد: با توجه به شکل و ویژگی های کار، سازمان خدمات اداری شرکت به انواع زیر تقسیم می شود:

متمرکز - همه منشی ها در یک بخش هستند و به منشی ارشد یا دبیر ارشد گزارش می دهند.
غیرمتمرکز - دبیران و کارکنانی که وظایف خود را انجام می دهند در بخش های مختلف سازمان پراکنده شده و به مافوق مختلف گزارش می دهند.
مختلط - اغلب در سازمان های بزرگ یافت می شود.

ویژگی های جریان اسناد در شرکت مستقیماً به این بستگی دارد که چه شکلی از دبیرخانه اتخاذ می شود.

دستورالعمل کار اداری

صرف نظر از اندازه و شکل مالکیت، هر سازمانی باید داشته باشد عمل هنجاریتنظیم حرکت اسناد چیست و چگونه می توان آن را کامپایل کرد؟ این موضوع نه تنها دبیران، بلکه مدیران را نیز نگران کرده است.

دستورالعمل های مربوط به کار اداری یک قانون نظارتی داخلی یک سازمان است که با یک دستور یا دستورالعمل مدیریت با اعتبار نامحدود تأیید شده است. تمام مراحل گذراندن سند را مشخص می کند، لیستی از موقعیت هایی را ارائه می دهد که امضای آنها می تواند صحت اسناد رسمی را تأیید کند، نمونه های طراحی، فرم ها و فرم ها را ارائه می دهد.

نگهداری سوابق

در سازمان های کوچک با سطح پایین جریان اسناد (کمتر از 200 در سال)، این سوال مطرح نمی شود که ثبت سوابق چیست. همه چیز را خود کارمندان یا حتی مدیر تصمیم می گیرند.

در صورتی که وظایف ثبت سوابق مستقیم برای کارمند نباشد و در قرارداد کاری وی مشخص نشده باشد، باید حکمی برای واگذاری این وظایف صادر شود. این سند باید وظایف، مسئولیت ها و غرامت اضافی را شرح دهد.

ویژگی های مدیریت سوابق پرسنل

اگر سازمان حداقل یک کارمند داشته باشد، اسناد کار ایجاد می شود. این سوال که مدیریت سوابق پرسنلی چیست به ویژه برای شرکت هایی با تعداد کمی کارمند مرتبط است.

مدیریت سوابق پرسنل از جابجایی اسناد خاص مربوط به فعالیت های کاری کارکنان شرکت اطمینان حاصل می کند. به طور معمول، این وظایف توسط کارکنان یک واحد ویژه - بخش پرسنل انجام می شود. وظایف آنها شامل دریافت، پردازش و ذخیره اسناد پرسنل است. از جمله پردازش اطلاعات شخصی که محرمانه است.

جریان اسناد پرسنلی معمولاً جدا از سند عمومی با رعایت قوانین محرمانه و ویژگی های ذخیره سازی انجام می شود.

بهینه سازی کار اداری

با وجود توسعه سریع فناوری های دیجیتال، بسیاری از سازمان ها بهینه سازی جریان اسناد را دشوار می دانند. آنها به انجام مکاتبات کاغذی به روش قدیمی ادامه می دهند و دفترهای ثبت منظم را نگه می دارند.

این به دو عامل مربوط می شود: